Ochrona danych w 'H and T' HỒ NGỌC HƯNG

Types of Information Collected

Zbieramy dane osobowe, które są nam przekazywane bezpośrednio, w szczególności w związku z korzystaniem z formularzy na stronie, zapytaniami o ofertę i procesem rezerwacji wydarzeń. Mogą to być w szczególności:

• podstawowe dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy;
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, ewentualnie adres korespondencyjny lub rozliczeniowy;
• informacje dotyczące organizacji wydarzenia: preferowane terminy, lokalizacja, przybliżona liczba gości, charakter wydarzenia (np. event korporacyjny, prywatna impreza, wieczór team building, VIP event);
• informacje biznesowe: dane firmy, NIP, dane do faktury oraz inne informacje niezbędne do przygotowania i realizacji umowy;
• informacje przekazywane dobrowolnie w treści wiadomości lub podczas ustaleń z naszym zespołem (np. szczególne wymagania dotyczące scenariusza, dekoracji czy oprawy wieczoru rozrywki);
• podstawowe dane techniczne i statystyczne związane z korzystaniem z naszej strony internetowej, takie jak adres IP, identyfikatory urządzeń, dane dotyczące przeglądarki i sesji, pozyskiwane za pomocą plików cookie i narzędzi analitycznych.

Data Collection Methods

Dane osobowe pozyskujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji naszych usług oraz utrzymywania relacji biznesowych. Zbieranie danych odbywa się poprzez:

• formularze kontaktowe i rezerwacyjne dostępne na naszej stronie internetowej, wykorzystywane m.in. do przesyłania zapytań o organizację wydarzeń;
• korespondencję e‑mailową inicjowaną przez Ciebie lub naszego przedstawiciela;
• bezpośrednie rozmowy telefoniczne oraz spotkania, podczas których omawiamy koncepcję eventu, harmonogram i wymagania organizacyjne;
• interakcje podczas realizowanych wydarzeń, w tym dane kontaktowe przekazywane bezpośrednio naszemu zespołowi;
• pliki cookie, piksele i podobne technologie śledzące, które wykorzystujemy w celach statystycznych i analitycznych w celu poprawy wydajności i użyteczności serwisu;
• narzędzia analityczne (np. statystyki odwiedzin), które dostarczają zagregowanych informacji o sposobie korzystania ze strony 'H and T' HỒ NGỌC HƯNG.

Use of Personal Information

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w konkretnych, jasno określonych celach związanych z naszą działalnością. Twoje informacje wykorzystujemy w szczególności w celu:

• obsługi zapytań i rezerwacji dotyczących eventów tematycznych, wieczorów rozrywki oraz innych usług oferowanych przez 'H and T' HỒ NGỌC HƯNG;
• przygotowania, zawarcia i realizacji umów dotyczących organizacji wydarzeń, w tym koordynacji pełnej produkcji eventu – od koncepcji po realizację;
• udzielania odpowiedzi na pytania, przedstawiania ofert i rekomendacji dopasowanych do Twoich potrzeb i preferencji dotyczących wydarzeń;
• utrzymywania relacji z klientami, partnerami oraz inwestorami, w tym przekazywania bieżących informacji o projektach, raportach, materiałach prezentacyjnych lub istotnych zmianach w naszej ofercie, jeśli wyraziłeś na to zgodę;
• ulepszania funkcjonalności i bezpieczeństwa strony internetowej, analizy ruchu oraz optymalizacji doświadczenia użytkownika;
• wypełniania obowiązków prawnych ciążących na administratorze (np. podatkowych, księgowych, wynikających z przepisów o rachunkowości);
• dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z realizacją usług.

Wszelkie działania podejmowane na Twoich danych są prowadzone zgodnie z zasadami minimalizacji i adekwatności – przetwarzamy jedynie te informacje, które są niezbędne do osiągnięcia wskazanych wyżej celów.

Data Sharing and Third Parties

Nie sprzedajemy ani nie wynajmujemy Twoich danych osobowych jakimkolwiek podmiotom trzecim. Udostępnianie danych odbywa się wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji usług oraz w ramach obowiązujących przepisów prawa. Dane mogą zostać przekazane:

• zaufanym partnerom współpracującym przy kompleksowej organizacji eventów, takim jak obiekty eventowe, lokale, firmy cateringowe, dostawcy techniki scenicznej, dekoratorzy czy inni usługodawcy zaangażowani w przygotowanie wieczoru rozrywki;
• podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi wsparcia biznesowego, np. księgowość, doradztwo podatkowe, obsługa prawna, usługi IT, dostawcy rozwiązań hostingowych i komunikacyjnych – na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych;
• organom administracji publicznej, sądom lub innym instytucjom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa – wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami.

Współpracujemy wyłącznie z partnerami, którzy zobowiązują się do zachowania poufności i stosowania odpowiednich środków ochrony danych. Dostęp do danych otrzymują tylko te osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do realizacji danego etapu projektu lub obsługi współpracy.

International Data Transfers

Co do zasady przetwarzamy dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli w szczególnych przypadkach konieczne będzie przekazanie danych poza EOG – np. w związku z korzystaniem z określonych narzędzi lub usługodawców mających siedzibę poza UE – transfer odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń prawnych.

W szczególności zapewniamy, że każdy taki transfer opiera się na:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych osobowych w danym państwie, lub
• standardowych klauzulach umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, ewentualnie innych dopuszczalnych instrumentach prawnych, połączonych z dodatkowymi środkami bezpieczeństwa technicznego i organizacyjnego.

Informacje o ewentualnych transferach danych poza EOG można uzyskać, kontaktując się z nami poprzez formularz na stronie Contact & Booking.

Security Measures

Ochrona danych osobowych ma dla nas znaczenie priorytetowe. Stosujemy szereg środków technicznych i organizacyjnych zaprojektowanych tak, aby zabezpieczyć Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub nieuprawnionym ujawnieniem. W szczególności wykorzystujemy:

• nowoczesne rozwiązania bezpieczeństwa infrastruktury IT, w tym odpowiednio skonfigurowane środowiska serwerowe oraz środki ochrony sieci;
• szyfrowanie transmisji danych z wykorzystaniem bezpiecznych protokołów, w szczególności podczas korzystania z formularzy online;
• kontrolę dostępu i uprawnień – do danych osobowych dopuszczane są wyłącznie osoby upoważnione, odpowiednio przeszkolone i zobowiązane do zachowania poufności;
• procedury wewnętrzne dotyczące reagowania na incydenty bezpieczeństwa oraz regularne przeglądy zastosowanych mechanizmów ochrony;
• budowanie świadomości wśród zespołu poprzez szkolenia z zakresu bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych.

Pomimo stosowania wysokich standardów bezpieczeństwa, żaden system nie gwarantuje pełnej odporności na wszelkie zagrożenia. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych działamy zgodnie z procedurami przewidzianymi przez przepisy RODO, w tym – jeśli to konieczne – informujemy właściwy organ nadzorczy oraz osoby, których dane dotyczą.

Data Retention Policy

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie – w przypadku uzasadnionej potrzeby – przez czas wynikający z obowiązujących przepisów prawa lub konieczności zabezpieczenia roszczeń.

W szczególności:

• dane związane z przygotowaniem i realizacją umów dotyczących organizacji eventów przechowywane są co najmniej przez okres trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń cywilnoprawnych;
• dokumenty księgowe i rozliczeniowe zawierające dane osobowe przechowywane są przez czas wymagany przepisami o rachunkowości i prawem podatkowym;
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. na kontakt marketingowy) przechowywane są do momentu wycofania tej zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
• dane statystyczne i analityczne związane z korzystaniem z naszej strony przetwarzane są w formie zagregowanej, bez możliwości identyfikacji konkretnych osób, lub przez okres wynikający z ustawień wykorzystywanych narzędzi.

Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.

Your Data Rights

Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z przepisów RODO oraz krajowych regulacji o ochronie danych osobowych. W szczególności możesz:

• żądać dostępu do swoich danych osobowych – uzyskać informację, jakie dane przetwarzamy oraz otrzymać ich kopię;
• żądać sprostowania danych – jeśli zauważysz, że dane są nieaktualne lub nieprawidłowe;
• żądać ograniczenia przetwarzania – np. w przypadku kwestionowania poprawności danych lub sprzeciwu wobec określonego sposobu ich wykorzystania;
• żądać usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeśli dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, a nie ma podstaw prawnych do dalszego ich przetwarzania;
• wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie – w szczególności w zakresie komunikacji marketingowej;
• wycofać zgodę na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
• żądać przeniesienia danych – w przypadkach przewidzianych w art. 20 RODO, tj. otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie i przekazać je innemu administratorowi.

W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych poprzez dane podane na stronie Contact & Booking. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza obowiązujące przepisy.

Cookies and Tracking Technologies

Nasza strona internetowa korzysta z plików cookie oraz zbliżonych technologii, które pomagają nam zapewnić prawidłowe działanie serwisu, poprawiać jego wydajność oraz lepiej rozumieć sposób, w jaki użytkownicy korzystają z naszych treści.

Pliki cookie wykorzystywane są w szczególności w celu:

• zapewnienia poprawnego działania podstawowych funkcji strony i formularzy kontaktowych;
• zapamiętywania wybranych ustawień użytkownika w zakresie preferencji serwisu;
• zbierania zagregowanych danych statystycznych i analitycznych służących do ulepszania jakości usług oraz dopasowywania treści do oczekiwań odwiedzających;
• monitorowania wydajności strony i bezpieczeństwa połączenia.

Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów stosowanych plików cookie, okresów ich przechowywania oraz możliwości zarządzania ustawieniami znajdują się w naszej odrębnej Polityce plików cookie. W każdej chwili możesz zmienić preferencje dotyczące plików cookie w ustawieniach przeglądarki lub za pomocą dostępnych narzędzi zgody na cookies, o ile są udostępnione w serwisie.

Updates to Privacy Policy

Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w obowiązujących przepisach prawa, wytycznych organów nadzorczych lub modyfikacji naszych procesów biznesowych związanych z organizacją eventów i obsługą klientów.

Każda nowa wersja Polityki będzie publikowana na tej stronie wraz z aktualizacją daty obowiązywania. Zalecamy regularne zapoznawanie się z treścią dokumentu, aby pozostawać na bieżąco z tym, w jaki sposób dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych osobowych.

Contact Information and Inquiries

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej Polityki prywatności, sposobu przetwarzania danych osobowych lub chcesz skorzystać ze swoich praw, możesz skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych lub wyznaczoną osobą odpowiedzialną za ochronę danych.

Aktualne dane kontaktowe oraz dedykowany formularz znajdziesz na stronie Contact & Booking. Prosimy o zawarcie w zgłoszeniu informacji umożliwiających identyfikację i sprawne udzielenie odpowiedzi, w szczególności wskazania, jakiej relacji z 'H and T' HỒ NGỌC HƯNG dotyczy Twoje zapytanie (np. klient korporacyjny, gość wydarzenia, partner biznesowy).

Dołożymy wszelkich starań, aby odpowiedzieć na zgłoszenie niezwłocznie, z zachowaniem terminów wynikających z RODO oraz innych mających zastosowanie przepisów o ochronie danych osobowych.